DEDICATORIA
Este proyecto se lo dedico principalmente a Dios por haberme concedido salud y la fortaleza para vencer los obstáculos que se me presentaron durante el trayecto en la elaboración del presente proyecto también dedico a mis padres, hermanos y a toda mi familia por su infinito cariño que me han sabido brindar cada día.
AGRADECIMIENTO
Agradesco de manera Especial a mi profesor por su valioso tiempo y conocimientos, quién me guio en el desarrollo del proyecto y así llegar a culminar satisfactoriamente mi objetivo
TEMA:
ANALISIS CONTABLE DE LA “DISTRIBUIDORA ARMIJOS” DE PASAJE Y DISEÑO DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL DEL RUBRO DE INVENTARIOS.
PROBLEMA:
1. No hay suficiente dinero al inicio
Solución: Un error muy común y mortal es asumir la rentabilidad inmediata. Los expertos recomiendan planificar para lo peor, lo que significa al menos dos años antes de obtener una ganancia. En su plan de negocio, redactar un presupuesto detallado que te sostendrá a través de estos tiempos de vacas flacas.
2. No puede decir la forma de llevar su contabilidad
Solución: Elija el método que mejor se ajuste a sus operaciones de negocios y utilice un buen software de contabilidad, conjuntamente con la asesoría de un contador con conocimientos.
3. Vender a bajo precio
Solución: Uno de los problemas más comunes de las nuevas empresas es que tratan de vencer a la competencia ofreciendo sus productos a precios más bajos, esto no es bueno porque ellos ya realizaron un estudio de mercado y tienen una buena relación con sus proveedores que les venden bajo por grandes cantidades. La mejor estrategia es fijar el precio de sus productos o servicios a un valor justo de mercado y tratar de vencer a la competencia vendiendo productos de calidad.
4. Su negocio esta bien pero no genera dinero en efectivo
Solución: Calcule la rentabilidad de su negocio, lleve acabo acciones obvias como aumentar los precios, reducción de los gastos, y la eliminación de los elementos que resulten en beneficios más bajos. Un enfoque más complejo supondrá un nuevo impulso a su marca o el desarrollo de productos de marca a precios más altos.
Solución: Un error muy común y mortal es asumir la rentabilidad inmediata. Los expertos recomiendan planificar para lo peor, lo que significa al menos dos años antes de obtener una ganancia. En su plan de negocio, redactar un presupuesto detallado que te sostendrá a través de estos tiempos de vacas flacas.
2. No puede decir la forma de llevar su contabilidad
Solución: Elija el método que mejor se ajuste a sus operaciones de negocios y utilice un buen software de contabilidad, conjuntamente con la asesoría de un contador con conocimientos.
3. Vender a bajo precio
Solución: Uno de los problemas más comunes de las nuevas empresas es que tratan de vencer a la competencia ofreciendo sus productos a precios más bajos, esto no es bueno porque ellos ya realizaron un estudio de mercado y tienen una buena relación con sus proveedores que les venden bajo por grandes cantidades. La mejor estrategia es fijar el precio de sus productos o servicios a un valor justo de mercado y tratar de vencer a la competencia vendiendo productos de calidad.
4. Su negocio esta bien pero no genera dinero en efectivo
Solución: Calcule la rentabilidad de su negocio, lleve acabo acciones obvias como aumentar los precios, reducción de los gastos, y la eliminación de los elementos que resulten en beneficios más bajos. Un enfoque más complejo supondrá un nuevo impulso a su marca o el desarrollo de productos de marca a precios más altos.
JUSTIFICACIÓN
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización, llevar un correcto control de esto es el reto de toda organización, que se valdrá de diversos métodos y técnicas para garantizar la salvaguarda de los inventarios y reportar información verídica a los departamentos relacionados, de manera que se logre una coordinación armónica y un flujo de información fluido entre los departamentos de bodega, contabilidad, compras y ventas, así al final del periodo contable se obtendrá estados financieros reales.
Uno de los medios de lograr un mejor manejo de los inventarios, es la disponibilidad de un sistema de control de inventarios, que a través de la aplicación de recursos garantiza la eficiencia en la información, siendo muy importante para la contabilidad, porque la venta del inventario es el corazón del negocio, llegando a ser el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados y su inadecuado manejo afecta grandemente a la organización, de ahí la importancia de ejercer un correcto control de los inventarios, tanto en existencias reales como en la información contable.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles
La distribuidora Armijos de la ciudad de Pasaje, cuenta con un volumen de mercadería considerable y artículos de diversas características, por cuanto su actividad comercial así lo demanda, esta situación obliga a llevar un correcto manejo y control de los artículos que salen a la venta. Esta organización desde su inicio de actividades, ha llevado el control de sus inventarios de manera tradicional y desorganizada, situación que ha sido una desventaja, por cuanto no se dispone de información oportuna sobre la real existencia de mercadería en bodega, incidiendo en el normal desarrollo de las actividades comerciales de la organización, por esta razón es importante corregir y aplicar un sistema de control de inventarios de manera que garantice y agilite la información de inventarios.
La importancia de controlar los inventarios de la distribuidora Armijos, es por cuento los inventarios de mercadería son el motor de la organización, siendo su actividad comercial, por tal motivo, proponemos como tema de investigación “ANÁLISIS CONTABLE DE LA “DISTRIBUIDORA ARMIJOS” DE PASAJE Y DISEÑO DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL DEL RUBRO DE INVENTARIOS”, el mismo que estamos seguros, que será de gran ayuda en la distribuidora para lograr un correcto control de sus inventarios.
Sin lugar a duda este de investigación beneficiará al propietario de la distribuidora, que al disponer de un sistema de control de inventarios ajustado a sus necesidades, optimizará el manejo delos inventarios y la información contable.
DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS
v OBJETIVO GENERAL.
v Determinar los elementos que generan el deficiente control del inventario, y una errada información contable en los rubros del inventario de la distribuidora Armijos de la ciudad de la ciudad de Pasaje.
v OBJETIVOS ESPECIFICOS.
v Describir los comprobantes de soporte contable se aplican en las actividades relacionadas a inventarios de mercadería.
v Analizar las normatividades que se aplican en la distribuidora Armijos para el correcto manejo de los inventarios.
v Identificar el software de control de inventarios que se emplea en los actuales momentos en la distribuidora Armijos.
v Estudiar los procedimientos que se utilizan para el control de inventarios en la distribuidora Armijos del a ciudad de Pasaje.
v Establecer el grado de confiabilidad de los saldos contables del rubro inventarios en la distribuidora Armijos de la ciudad de Pasaje.
ANTECEDENTES
DISTRIBUIDORA ARMIJOS
v RESEÑA HISTÓRICA
La distribuidora Armijos inicia sus actividades comerciales el 06 de septiembre del 2002 con su capital de $ 2.000.00 dólares, este capital es invertido en la compra de colchones en un local propio, para la comercialización se procedió a contratar a un vendedor y como las ventas fueron incrementándose, su propietario decidió incursionan en la venta de línea blanca. Al año de iniciada la actividad operativa de la empresa, su propietario decidió abrir una sucursal en la ciudad de Machala con la comercialización de muebles, línea blanca y colchones, en año 2005 se abre otra sucursal en la ciudad de Pasaje esta con la comercialización de muebles.
La buena aceptación que ha tenido la oferta de artículos de la distribuidora Armijos, ha sido aceptable, favoreciendo grandemente a esta organización que con el pasar de los años ha logrado un desarrollo sostenido en el mercado de comercialización de línea blanca, muebles y enseres.[1]
v UBICACIÓN
Distribuidora Armijos, tiene su matriz en la ciudad de Pasaje, Calle Municipalidad, N° S/N intersección con la calle Roca fuerte y San Martín, junto al registro de la propiedad, teléfono de contacto es el 072915-623 oficina principal.
v MISION
Ofertar artículos de calidad, satisfaciendo las exigencias de los clientes, con un recurso humano capacitado y la disponibilidad de recursos materiales y económicos de manera que se logre coordinación ente los elementos de la organización.
v VISION
Llegar a conformar una empresa solida, líder en el mercado, manteniendo un buen control de sus actividades, ofreciendo productos de calidad, a precios razonables de manera que su demanda permita colocar agencia de ventas en los principales cantones de la provincia de El Oro.
v OBJETIVO
Es objetivo de la distribuidora Armijos satisfacer las demandas de sus clientes ofreciendo artículos de calidad, hecho que le permitirá no solo lograr una estabilidad económica sino también contribuir con el desarrollo socioeconómico de la ciudad de Pasaje.
v BIENES MATERIALES.
Para desarrollar las actividades comerciales la distribuidora Armijos de la ciudad de Pasaje cuenta con los siguientes recursos materiales, los mismos que se anota a continuación:
- Tres escritorios
- Tres muebles de computadoras
- Dos archivadores
- Cinco exhibidores
v RECURSOS TECNOLÓGICOS
Como parte de su recurso tecnológico la distribuidora bajo estudio cuenta con lo siguiente:
- Tres computadoras
- Dos teléfonos
- Un fax
- Dos reguladores de voltaje o UPC
v RECURSO HUMANO
Las actividades de la distribuidora son desarrolladas por un grupo de profesionales que se encuentran distribuidos en los diferentes departamentos, tanto en la matriz, como en las sucursales. Por lo tanto el personal que labora en la distribuidora Armijos son los se mencionan a continuación:
- Gerente propietario
- Administrador
- Contador
- Auxiliar contable
- Tres cajeras
- Cuatro vendedores
- Un cobrador
- Un chofer
- Un bodeguero
v ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE DISTRIBUIDORA ARMIJOS
GERENTE-PROPIETARIO
|
SECCIÓN COMERCIALIZACIÓN
|
SECCIÓN ADMINISTRACIÓN
|
SECCIÓN CONTABLE
|
COBRADORES
|
CONTADOR
|
BODEGUERO
|
CHÓFER
|
AUXILIAR CONTABLE
|
ADMINISTRADOR
|
VENDEDORES
|
CAJERA
|
Fuente: Distribuidora Armijos
Elaborado por: Carlos Namicela
Croquis:
v INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La distribuidora cuenta con dos locales de arriendos donde funcionan las sucursales, la matriz tiene su propia oficina y bodega de almacenamiento de de 240 m2, todas cuentan con instalaciones necesarias y servicios básicos
La matriz, dispone de un área de construcción donde se encuentra la sala de exhibición y ventas, oficinas de administración y bodega de almacenamiento, adecuado con todas los equipos de computación, muebles de oficina, equipos de oficina y otros suministro para cumplir con todas las actividades necesarias que se demande en la comercialización de los artículos de línea blanca y muebles en general.
En lo que a las sucursales se refiere, estos son locales de arriendo y cuenta con sala de exhibición donde se encuentran las vitrinas, además dispone de muebles de oficina y equipos de oficina para la secretaria y la gerencia, no tienen bodega de almacenamiento, debido a que toda la mercadería, esta en la matriz de donde se realiza el traslado cuando se requiere.
v BIENES QUE COMERCIALIZA
La distribuidora Armijos tiene como actividad comercial la venta de muebles y artículos de línea blanca tales como:
- Electrodomésticos en general
- Mueblería en general
- Colchones diferentes marcas
v CLIENTES
Distribuidora Armijos, tiene como actividad la comercialización de artículos de línea blanca, muebles en general y colchones, las mismas que están dirigida a toda la ciudadanía en general del cantón Pasaje, Guabo y la ciudadanía de los demás cantones que demanden de estos artículos.
v PROVEEDORES
Los proveedores fijos del almacén tanto de línea blanca como de los muebles son las siguientes:
- CHAIDE Y CAHIDE
- PARAISO
- MERCANDINA
- FÁBRICA IDEAL
v COMPETENCIA
Existen muchas empresas comerciales de línea blanca y mueble, a nivel provincial, lo cual se constituye en una reñida competencia, pero nuestro interés esta en las empresas de comercialización similar que se encuentran ubicada en el mismo casco comercial, entre las que se tiene a MARCIMEX y JAHER, que son las dos empresas que representan una fuerte competencia para la distribuidora Armijos.
v ASPECTOS LEGALES
La distribuidora Armijos por ser una entidad obligada a llevar contabilidad, tiene obligaciones legales con el Servicio de Rentas Internas SRI, constituyéndose así en un contribuyente y agente de retención, lo que le obliga a cumplir con las siguientes aspectos tributarios:[2]
- Anexos transaccionales
- Declaraciones de retención en la fuente
- Declaraciones mensuales del IVA.
v MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL.
v CONCEPTO
El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones menciona que la empresa es una "unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos"[3].
En síntesis, tenemos que la empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio"[4].
v CLASIFICACIÓN
Las empresas se pueden clasificar de muy diversas formas, a saber; por su forma jurídica, por el sector económico, por el grado de participación del Estado, por su tamaño y por el ámbito estatal.
Por su forma jurídica
Todas las empresas deben tener una forma jurídica que viene determinada, entre otras cosas, por el número de personas que participan en la creación de la misma, por el capital aportado y por el tamaño; así, podemos distinguir:
a) Empresario individual: Cuando el propietario de la empresa es la única persona que asume todo el riesgo y se encarga de la gestión del negocio.
B) Sociedades: Cuando varias personas se deciden a invertir en una empresa pueden formar una sociedad. En la actualidad. En la actualidad en España se puede constituir los siguientes tipos de sociedades:
- Sociedad anónima.
- Sociedad anónima laboral.
- Sociedad de responsabilidad limitada.
- Sociedad cooperativa de responsabilidad limitada.
- Sociedad regular colectiva.
- Sociedad comanditaria.
- Contrato de cuentas en participación.
- Sociedad civil.
Por el sector económico
La actividad económica de un país se puede dividir en tres grandes sectores: primario, secundario y terciario.
A) Sector primario: En este grupo de empresas se incluirían las empresas extractivas (mineras, pesqueras, agrícolas, ganaderas y forestales).
B) Sector secundario: En este sector se encuadra a todas las empresas que transforman los productos obtenidos en el sector primario y también fabrican nuevos productos (conservas, maquinaria, siderometalúrgica, etc.).
C) Sector terciarios: En este sector se encuadran las empresas de servicios, tales como bancos, compañías de seguros, hospitales, servicios públicos y las empresas comerciales dedicadas a la compraventa.
Por el grado de participación del Estado
El Estado puede crear empresas de las cuales es totalmente propietario o bien participar en empresas junto con particulares. Según sea este grado de participación, pueden dividirse en públicas y de partición mixta.
A) Empresas públicas: Son aquellas cuyo propietario es el Estado y actúa como empresario en ciertos sectores a los cuales no llega la iniciativa privada.
B) Empresas privadas: Son aquellas que pertenecen a los particulares.
C) Empresas mixtas: Son aquellas en las cuales la propiedad de la empresa es compartida entre el Estado y los inversores privados.
Por su tamaño
Según el tamaño de la empresa se pueden diferenciar en tres grupos:
- Pequeña empresa
- Mediana empresa
- Gran empresa
Los criterios usualmente aceptados para clasificar las empresas por su tamaño son:
A) El número de trabajadores: Serán pequeñas empresas las que tienen entre 1 y 50 trabajadores, las medianas entre 50 y 500 y grandes empresas las de más de 500.
B) El volumen económico de las operaciones que realizan: Según este criterio, habría que considerar pequeñas empresas las que facturan menos de 50 millones al año, medianas empresas las que facturan entre 50 y 1000 millones y grandes empresas que facturan más de 1000 millones.
Según el ámbito estatal
Se pueden considerar dos grupos:
A) Empresas nacionales: Son las que desarrollan su actividad en un único país.
B) Empresas multinacionales: Son grandes empresas que desarrollan sus actividades al mismo tiempo en varios países.
C) Empresas regionales.
D) Empresas locales.[5]
v EMPRESA COMERCIAL
Son intermediarios entre el productor y el consumidor, y su función principal, es la compra y venta de productos terminados.
Pueden ser de tres tipos:
- Mayoristas: son empresas que efectúan ventas a gran escala y que distribuyen el producto directamente al consumidor.
- Minoristas o detallistas: son los que venden productos al menudeo, con cantidades al consumidor.
- Comisionistas: se dedican a vender mercancías que los productores les dan, a consignación percibiendo por esta función una ganancia o comisión[6].
v SISTEMA CONTABLE
v CONCEPTO
El sistema contable “es el sistema alrededor del cual giran todos los demás. Es necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa, y el sistema contable propiamente dicho. Al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los movimientos que tengan los demás. Aquí podemos encontrar la primera forma de comunicación entre esos sistemas. Desde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable para cada compañía, es decir, aquel en el cual se registran todas las transacciones que de alguna manera tiene impacto en los estados financieros, o dicho de otra forma, aquellas operaciones que sean medibles de alguna manera en términos monetarios. Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las operaciones y su centralización en una sola base de datos”[7].
v IMPORTANCIA
Para que sea efectivo un sistema contable debe ser comprensivo para que pueda suministrar a sus usuarios toda la información que requieren. Deben ser consistentes internamente, la parte más importante que debe otorgar un sistema contable son los siguientes:
§ La obtención de cantidades increíbles de datos que anteriormente no se conseguían.
§ La rapidez extraordinaria con que tales datos pueden procesarse y comunicarse a sus usuarios finales.
§ El empleo creciente de métodos científicos en el proceso de toma de decisiones.
v CONTROL INTERNO
v CONCEPTO
El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Mientras tanto el control interno contable es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en si mismo. El control interno contable lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización” [8]
v IMPORTANCIA
Permite establecer la base de confiabilidad de los sistemas contable, determina la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria así como provee al auditor una fuente de sugerencias constructivas referentes a proponer mejoras en la estructura del control interno con la finalidad de conseguir mayor eficiencia y efectividad de los exámenes de auditoria[9]
v INVENTARIOS
v CONCEPTO
Se considera inventario todas las materias primas, los materiales, suministros, productos totalmente elaborados, productos en procesos de elaboración, recursos renovables y recursos no renovables, semovientes y todo los bienes que cuenta la empresa los cuales se utiliza como base como proceso de transformación, adición, subdivisión, coproducción o acondicionamiento de otros productos.
Estos inventarios pueden venderse o arrendarse en el ciclo de la operación normal del negocio en cumplimiento del objeto social. Los inventarios también pueden estar conformados por la relación de servicios de una entidad presta, como en el caso de las entidades financieras de las cuales se generan los ingresos operacionales principalmente.
En general cualquier clase o grupo de materiales o abastecimiento o suministro aun no aplicados a gastos o capitalizados como por ejemplo, abastecimiento o suministros para mantenimiento o materiales de construcción, o productos para la comercialización.
v TIPOS DE INVENTARIOS
Como se menciona en los párrafos anteriores como adentro del grupo inventarios se identifican varias clases de acuerdo con los diferentes tipos de organización.
- Inventario de productos en proceso.
- Inventario de productos terminados o de mercancía.
- Inventario de partes terminadas.
- Inventario de materia prima.
- Inventario de materiales.
- Inventario de materiales de empaque y envases.
- Inventario de repuestos.
- Inventario de suministros.
- Inventario de mercancías en consignación.
- Inventario de muestras mercancías a la vista.
- Inventario de mercancías en depósito.
- Inventario de mercaderías deterioradas y obsoletas.
- Inventario de mercancías en transito. [10]
v PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS
- La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante.
- Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
- Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
- El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
- Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
- Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
- Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
- Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
- Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10. Inadecuado
- Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
- Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.[11]
v CONTROL DE INVENTARIOS
Se define como la estructura que se ajusta a las características de la organización, la cual se elige teniendo en cuenta las características de la empresa, las particularidades del inventario, la relación entre el sacrificio económico e su diseño, montaje y mantenimiento de la estructura, comparadas con los beneficios recibidos.
El establecimiento de la estructura se hace teniendo en cuenta las necesidades importantes.
El control: De entrada y salida de las diferentes categorías del inventario.
Las políticas: De manejo y desarrollo de los procesos.
Información: La necesidad de obtener información para la roma de dediciones referente a cuanto comprar, cuanto producir, cuanto vender.[12]
v OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL DEL INVENTARIO
Entre los objetivos de un sistema de control de inventarios se tiene los siguientes:
- Determinar correctamente las cantidades existentes, las unidades vendidas, las unidades utilizadas o consumos.
- Control de calidad y el buen estado del inventario.
- Demostrar la propiedad, controlar la inversión y las variaciones.
- Comparar el registro de las operaciones con las existencias físicas.
- Mantener información relevante que permita analizar el comportamiento de los inventarios.[13]
v SISTEMA DE INVENTARIOS
Sistema de inventario perpetuo: En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.[14]
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Sistema de inventario periódico: En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del período, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Esta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes[15].
v METODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
a) Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo.
b) Método PEPS o FIFO
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.
c) Método UEPS o LIFO
Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.
v SISTEMAS VALORACION DE INVENTARIOS
Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios.
Costo identificado.- Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
Costo unitario especificó.- Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, como los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo unitario específico de la unidad en particular.
Costo promedio ponderado.- Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un período, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el período, se utiliza el promedio de estos costos.
LAS NORMAS CONTABLES
NORMA ECUATORIANA DE CONTABILIDAD SOBRE INVENTARIOS
El propósito de esta norma es señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico, un elemento básico en la contabilidad de inventarios es la cantidad de costos que se ha de reconocer como un activo y mantenida en los registros contables hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma esta encaminada a proporcionar guías prácticas sobre la determinación del costo y su sub-se cuente reconocimiento como un gasto, incluyendo cualquier disminución a su valor neto de realización.[16]
Esta norma debe ser aplicada por las empresas en la elaboración de sus estados financieros preparados bajo el sistema de costo histórico en la contabilidad de sus inventarios.[17]
Las Normas Internacionales de Información Financiera son las siguientes:
· NIIF 1: ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ, DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA
· NIIF 2: PAGOS BASADOS EN ACCIONES
· NIIF 3: COMBINACIONES DE EMPRESAS
· NIIF 4: CONTRATOS DE SEGUROS
· NIIF 5: ACTIVOS NO CORRIENTES MANTENIDOS PARA LA VENTA Y OPERACIONES DISCONTINUADAS
· NIIF 6: EXPLORACIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS MINERALES
· NIIF 7: INSTRUMENTOS FINANCIEROS: INFORMACIÓN A REVELAR
· NIIF 8: SEGMENTOS DE OPERACIÓN
· NIIF 9: INSTRUMENTOS FINANCIEROS
· NIIF 10:ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
· NIIF 11: ACUERDOS CONJUNTOS
· NIIF 12: INFORMACIÓN A REVELAR SOBRE PARTICIPACIONES EN OTRAS ENTIDADES
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC’S)
Las Normas Internacionales de Contabilidad son:
• NIC38 Activos intangibles
ESTRATEGIAS UTILIZADAS
Estrategia de tablas lógicas
La estrategia de tablas lógicas es de gran utilidad para resolver problemas de vida personal y social y por estas razones la utilizamos para resolver el problema que tenía la empresa en su funcionamiento.
Estrategia de tanteo sistemático por acotación del error
Esta estrategia consiste en definir el rango de todas las soluciones tentativas del problema, evaluamos los extremos del problema para verificar que las respuestas este en él, luego vamos explorando soluciones tentativas en el problema hasta encontrar una que tenga desviación respecto a los requerimientos expresados en el problema dado, y así encontramos la solución del problema de la “Distribuidora Armijos”.
TABLA LÓGICA
Nombres de aspectos
Actividades
|
Inventarios
|
Normas contables
|
Sistema de valoración de inventarios
|
Son bienes tangibles
|
v
|
f
|
f
|
Debe ser aplicada en la elaboración de Estados Financieros
|
f
|
v
|
f
|
Determina costo de inventarios
|
f
|
f
|
v
|
Para el análisis de la “Distribuidora Armijos” se da un proyecto de un sistema para el control del rubro de inventarios y debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos; Inventarios, Normas contables, sistema valoraciones de inventarios, y cada uno de estos cumplen una actividad de las siguientes; son bienes tangibles que se tiene para la empresa, debe ser aplicada en la elaboración de estados financieros, determina costo de inventarios. El inventario tiene un valor el cual se conoce por un sistema de inventarios y en estas se dan normas contables. ¿Determinar qué actividad cumple cada uno?
¿DE QUE TRATA EL PROBLEMA?
Determinar la actividad que cumple cada aspecto
¿CUAL ES LA PREGUNTA?
¿DETERMINAR QUE ACTIVIDAD CUMPLE CADA UNO?
¿CUÁLES SON LAS VARIABLES INDEPENDIENTES?
Nombres de aspectos, actividades de aspectos
REPUESTA: INVENTARIOS – son bienes tangibles
NORMAS CONTABLES- debe ser aplicada en la elaboración de estados financieros
SISTEMA DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS- determina costo de inventarios
TABLA DE SOLUCIÓN POR BÚSQUEDA EXHAUSTIVA
La “Distribuidora Armijos” invierte en la compra de colchones en total son 12 colchones; de marcas paraíso y chaide y chaide, la de marca paraíso cuentan 100 dólares cada uno y los de marca chaide y chaide 80 dólares cada uno; en la inversión que hizo la distribuidora fue de 1040 dólares. ¿Cuantos colchones paraíso y cuantos chaide y chaide compro la distribuidora?
100
|
paraíso
|
11
|
10
|
9
|
8
|
7
|
6
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
| |||||
80
|
Chaide y chaide
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
| |||||
| |||||||||||||||||
¿QUÉ TIPOS DE DATOS DA EL PROBLEMA?
Numero de colchones, costo de cada marca de colchón y total de gasto.
¿QUE PIDE EL PROBLEMA?
¿Cuantos colchones paraíso y cuantos chaide y chaide compro la distribuidora?
¿CUÁL ES LA RESPUESTA?
Compro 4 colchones paraíso y 8 colchones chaide y chaide.
v CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Luego de la investigación realizada en la empresa y de los resultados de la entrevista y encuesta se presenta las siguientes conclusiones:
- La “Distribuidora Armijos no cuenta con un sistema de control de inventarios, situación que no le permite determinar el nivel de existencias reales de mercadería en bodega.
- En esta organización no se dispone programa de capacitación para el personal de la Distribuidora Armijos, por lo que las actividades son cumplidas a criterio y conocimiento del personal afectando esto las actividades que suelen presentar errores en varios de los reportes que emite el personal.
- La ausencia de políticas y normas específicas de control de los bienes y valores de la ha generado que la organización presente problemas en el control de inventarios, y atención a clientes, afectando esto la imagen organizacional.
- La Distribuidora, no cuenta con una guía de procedimientos específicos para el registro y control de los inventarios, en todas sus etapas, esto es ingreso, almacenamiento y salida de mercadería.
- La organización carece de estrategias a seguir en el control de los inventarios, por lo que estos no presentan garantía de la información.
RECOMENDACIONES
Ante los problemas encontrados en la “Distribuidora Armijos”, se considera presentar las siguientes recomendaciones, que deben ser acogidas por esta organización, para alcanzar eficiencia y competitividad. Las recomendaciones son:
- Elaborar el sistema de control de inventarios en la Distribuidora Armijos , que permita conocer el nivel de existencias reales de mercadería en bodega y con ello optimizar las actividades comerciales y contables de esta organización.
- Destinar recursos financieros para programas de capacitación a todo personal de la Distribuidora con el propósito de innovar conocimientos y aplicar técnicas eficientes en el desarrollo de funciones.
- Establecer políticas y normas específicas de control de los recursos con aplicación obligatoria de parte del personal, siendo estas observadas en la ejecución de actividades organizacionales.
- Descripción detallada de los procedimientos necesarios para el registro y control de los inventarios de mercadería en la Distribuidora Armijos , permitiendo que el personal disponga de una guía práctica y sencilla de las actividades inherentes al funcionamiento de los inventarios de mercadería.
- Establecer estrategias necesarias para el correcto control de los inventarios en bodega, así como también para alcanzar eficiencia en la información que presenta los estados financieros, donde los valores de las cuentas de inventarios contengan información conciliada.
BIBLIOGRAFIA
o CALLO CACERES Antonio, Contabilidad de la Empresa, Editorial Continental, Lima 1979.
o Casas Roberto, Manual del Contador. 1999
o Diccionario de la Lengua Española, de la Real Academia Española.
o EL CONTADOR boletín No. 71 página 5 Quito – Ecuador año 2002
o FEDERACIÓN NACIONAL DE CONTADORES DEL ECUADOR, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Pudeleco Editores S.A., Quito, 1999.
o GUAJARDO Gerardo, Contabilidad Financiera. Bogotá, 1998.
o Habbid Chávez. 2003. Separata de Sistema Contable.
o LEIVA ZEA Francisco, Nociones de Metodología de investigación Científica, Tercera Edición, Quito 1988.
o THOMPSON, Iván. Definición de empresas.
o OROZCO CADENA José, Contabilidad Quito, 1986.
o INTERNET, http: // monografías.com/políticas.shtml
o wwwintelecto.com/NIIF/NIC
o Página Web: www.elprisma.com/empresa/comercial.html
[1]Información obtenida de los archivos de la distribuidora Armijos
[2]Datos recopilados del RUC de contribuyente de la distribuidora Armijos.
[5] www.monografias.con/trab14//
[6] Página Web: www.elprisma.com/empresa/comercial.html
[8] EL CONTADOR , boletín No. 71 página 5 Quito – Ecuador año 2002
[10] GUAJARDO Gerardo, Contabilidad Financiera. Bogotá, 1998, p. 173
[11] INTERNET, http: // monografías.com/políticas.shtml
[12] INTERNET, http://.monografias.com/trabajo 14 / estados financieros.
[13] OROZCO CADENA José, Contabilidad, Quito, 1986 .p. 204
[14] http://www.monografias.com
[15] http://www.monografias.com
[16] FEDERACIÓN NACIONAL DE CONTADORES DEL ECUADOR, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Pudeleco Editores S.A., Quito, 1999, Pág. 241
[17] Idem
[18] www.facilcontabilidad.com/descargar-niif-completas/
